В комплект входят две программы, предназначенные соответственно для регистрации входящей и исходящей документации. Они являются независимыми друг от друга и используют разные картотеки. В каждый момент времени в основной форме программы отображается одна запись (карточка) картотеки. Перемещение по картотеке (переход на следующую/предыдущую карточку) осуществляется при помощи экранных кнопок на форме со стрелками вверх и вниз или при помощи клавиатуры (PageUp — предыдущая, PageDown - следующая). В основном режиме (который устанавливается при запуске программы) никакое редактирование карточек не возможно. Для редактирования текущей карточки нажмите экранную кнопку «Редактировать» или клавишу F4 клавиатуры. Программа перейдёт в режим редактирования, что будет отображено на экране.

Теперь вы можете редактировать содержимое карточки. Перемещаться между полями карточки можно при помощи клавиши TAB в «прямом порядке» или SHIFT+TAB — в обратном. Поля редактирования делятся на три типа — выпадающий список, тестовое поле и комбинированное. Примером выпадающего списка является поле ввода темы документа

Раскрытие списка производиться нажатием мышью кнопки со стрелкой вниз справа от поля или нажатием на клавиатуре комбинации клавиш Левый ALT+Стрелка Вниз когда данное поле является активным (поле приобретает эффект трёхмерности). Можно так-же перебирать содержимое списка при помощи клавиш Стрелка Вверх и Стрелка Вниз на клавиатуре. Содержимое списка упорядочено по алфавиту (точнее по первым трём символам). Можно переместится в район списка, начинающегося с определённой буквы, нажав соответствующую клавишу на клавиатуре (обратите внимание на соответствие текущей раскладки клавиатуры). Если нужного вам пункта нет в списке, вы можете добавить его в справочник, из которого заполняется этот список. Для вызова соответствующего справочника нажмите мышкой экранную кнопку со стрелкой вправо справа от поля ввода (списка), или нажмите клавишу INSERT на клавиатуре, когда активно соответствующее поле карточки. Примером тестового поля является поле ввода кода карточки или ф.и.о. для физического лица. В таком поле возможно выделение фрагмента или всего текста, копирование выделенного (CTRL+C) или вырезание (CTRL+X) фрагмента в буфер обмена, вставка текста из буфера обмена (CTRL+V), отмена последнего изменения текста (CTRL+Z). Данные функции доступны так-же через контекстное меню, появляющееся при «щелчке» правой кнопкой мыши на нужном поле. Поля краткого описания (содержания) документа и резолюции отличаются отсутствием ограничения на размер текста (в пределах разумного, по крайней мере) и возможностью ввода многострочного текста. Примером комбинированного поля (единственным) является поле с заметками о исполнении. Оно позволяет как вводить значения с клавиатуры, так и выбирать из списка с возможностью дальнейшего редактирования.

В поля, требующих ввод даты, можно воспользоваться календариком, вызываемом при помощи комбинации клавиш SHIFT-ENTER или из контекстного меню («правый клик» мышкой).

ВНИМАНИЕ! Во всех полях со списком (исключая комбинированное поле) в картотеке реально хранится не сам текст (например тема документа), а ссылка на справочник. Так что изменения текста для существующей записи справочника приводит ка-бы к изменению соответствующего поля (его тестового наполнения) во всех карточках, где указывался данный пункт справочника Когда закончите редактирование, нажмите экранную кнопку «Сохранить» или клавишу F2 на клавиатуре. Иначе Вы можете отменить сделанные изменения, нажав экранную кнопку «Отменить» или клавишу F4 на клавиатуре. Для добавления документов нажмите экранную кнопку «Добавить» или клавишу F2 на клавиатуре. В программе регистрации входящих документов можно будет выбрать, добавлять полностью новый документ или дубликат текущего. Последнее необходимо для случаев, когда входящий документ адресован нескольким лицам и на него заводится соответствующее количество карточек. Режим добавления будет отображаться соответствующей надписью

Клавиши быстрого доступа к командам работы со списками адресатов в регистрации исходящих и исполнителей в регистрации входящих (Insert — добавление, Del — удаление текущего и Enter — редактирование (просмотр) текущего адресата/исполнителя) работает только, если соответствующий список активизирован (является активным полем). Используйте экранную кнопку «Отчёты» или клавишу F10 на клавиатуре для доступа к возможности создания отчётов и статистики по зарегистрированным документам. После задания условий отбора, если есть карточки, соответствующие заданным критериям, отображается форма с результатами отчёта/статистики. Из неё отчёт можно распечатать. Есть возможность скопировать полученный результат через буфер обмена для оформления отчёта в каком-либо текстовом или табличном редакторе. Результат копируется в буфер в виде многострочного текста, где столбцы разделены символом табуляции. Такой текст без проблем вставляется в рабочие листы табличных процессоров (например Excel), а для получения таблицы в текстовом редакторе, например, в Word, вставлете текст, выделяете вставленный фрагмент и выполните преобразование в таблицу .

Начиная с версии 2.5 в зарегистрированной программе можно экспортировать данные отчёта непосредственно в Word (а статистику - и в Excel).

Аппаратный и программные требования
Операционная система: Microsoft Windows 95OSR2/98/98SE/NT4/2000, программа работоспособна и под управлением оригинальной Windows95 (Release1), но требует обновления некоторых системных файлов(библиотек) которые не включены в дистрибутив программы)
Аппаратная часть: процессов семейства Intel x86 и совместимые (AMD, Cyrix и т.д.), рекомендуется Пентиум 75 МГц и 16 Мбайт памяти или выше. Увеличение объёма памяти приоритетнее. Программа должна работать и на 486 процессорах, но комфортность работы в таких условиях не проверялась.

Приветствуются сообщения об ошибках, пожелания и замечания. Не факт, что непременно будут учтены, но такой шанс есть :) lamerAlex@narod.ru .

EOF